Gerrit-Jan Leunenberg Programmamanager fysiek domein | gemeente Stichtse Vecht

Van oud naar nieuw gemeentekantoor

0 ·Leestijd: 4:00 minuten

Van kantoorkamertjes naar kantoortuinen. Van kantoortuinen naar werkplekken met kamertjes. Van kleine kamertjes weer naar de flexibele werkplek, zonder eigen kamertjes. Dat heeft toch veel weg van een vicieuze cirkel, niet dan?

Na een verbouwing van zeven maanden leverde de verbouwing van het gemeentekantoor Stichtse Vecht ons in april 2016 een schitterende kantooromgeving op. Daar gingen wel enkele overwegingen en discussies aan vooraf.

Alles meegemaakt
Soms, heel soms, kom ik haar wel eens tegen op kantoor: onze bedrijfsarts. Zo ook op die dinsdagmiddag, als de verbouwing van ons gemeentehuis nog in volle gang is. ‘Een heel project hè! Loopt het allemaal naar wens?’ Ik stel haar gerust en geef aan dat alles nog op schema ligt. Daarop toont zij haar positief kritische houding: ‘Eigenlijk is het toch een soort vicieuze cirkel, hè? Van kleine kantoorkamertjes naar kantoortuinen, van kantoortuinen naar kleinere werkplekken met kamertjes, van kleine kamertjes weer naar de flexibele werkplek zonder eigen kamertjes. Ik heb het allemaal al eens meegemaakt…’

Het Nieuwe Werken
Het zet mij toch eventjes aan het denken. Want inderdaad, de trends zijn herkenbaar. Een traditioneel ingericht kantoorgebouw uit de beginjaren ‘90 moet worden getransformeerd tot een moderne, efficiënte kantooromgeving die flexwerken (of: Het Nieuwe Werken) mogelijk maakt. Het gebouw moet ruimte bieden aan een personeelbestand van ca. 360 fte dat tot dan toe op drie verschillende locaties is gehuisvest. Het aantal werkplekken wordt bepaald op 70%, met de opmerking dat het thuiswerken zo nodig extra wordt gepromoot. Niemand heeft meer een eigen kamer; ook het management gaat flexen.

"Niet per medewerker een kluisje. ‘Waar moet ik dan mijn droppot laten?’"

Kluisjes
Ik zal u de details besparen. Er zijn uiteindelijk zo’n 280 werkplekken gerealiseerd. Echte werkplekken, aanlandplekken, loungeplekken, stilteplekken, concentratieplekken, vergaderplekken en flexplekken. Er wordt zoveel mogelijk digitaal gewerkt. Er zijn zo weinig mogelijk kasten. Er is maximaal 80 cm plankruimte per medewerker. Bestaand meubilair is waar mogelijk hergebruikt en aangevuld met nieuw meubilair. Het gebouw is voorzien van een Warmte Koudeopslag (WKO) installatie en op de platte daken zijn zo’n 200 zonnepanelen aangebracht. Duurzaam dus ook nog. En kluisjes natuurlijk. Besloten werd niet per medewerker een kluisje ter beschikking te stellen. Na werktijd moest iedereen de kluis legen. Die regel werd toch wel met enige scepsis ontvangen. ‘Waar moet ik dan mijn droppot laten of mijn …..?’
Gelukkig zijn deze discussies geen struikelpunten geworden, ook al omdat we prima adviseurs hadden. Zij brachten de ervaringen in van andere gemeenten die hetzelfde proces hadden doorlopen. Daar bleek de helft van de kluisjes leeg te staan…

Zou het werken?
Sinds april 2016 is alles klaar. We zijn nu dus bijna een jaar verder en ik heb nog geen onvertogen woord gehoord over het nieuwe kantoorconcept. Natuurlijk, iedereen heeft moeten wennen aan het zoeken van een plekje; velen proberen toch iedere dag weer op dezelfde plek te gaan zitten. De WKO installatie moest qua inblaascapaciteit en temperatuur een paar keer worden bijgesteld. En op dinsdag en donderdag is het toch wel erg druk. Maar over het algemeen alleen maar positieve geluiden. Zou het dan toch werken, of moeten we inderdaad wachten op het moment dat men weer vraagt om een eigen kantoortje, een afgescheiden afdelingsplek of iets dergelijks?

Vrijheden
Ik kan me daar voorlopig geen voorstelling bij maken. Het nieuwe kantoorconcept levert zoveel vrijheden op. Er is zoveel ruimte om contacten te leggen, maar ook om geconcentreerd aan een klus te werken. En zo nodig neem je je spullen mee en werk je de volgende dag vanuit huis. Natuurlijk is het niet leuk als je dinsdagochtend om een uur of negen moet zoeken naar een plekje, ook levert dat zoeken tot nu toe nog steeds een plek op. Desnoods kan het management nog maatregelen nemen, want op de vrijdagen is het wel erg rustig in het gebouw. Voorlopig is het niet nodig en voegt alles en iedereen zich vrijwel geruisloos naar het nieuwe werken en het nieuwe kantoorconcept.

"Levert het niet heel veel voordeel en plezier op om in een kleine groep aan een klus te werken?"

Van langere duur
Is het niet heerlijk om zelf te kunnen bepalen waar en bij wie je gaat zitten? Levert het niet enorm veel efficiency voordeel en vooral ook werkplezier op om in een kleine werkgroep met elkaar aan een klus te werken? Ja. En dus moet ik ditmaal de bedrijfsarts tegenspreken. Ik denk dat deze ontwikkeling van langere duur is. Tenzij zij tijdens haar spreekuren in de voor haar gecreëerde arbodienstwerkplek natuurlijk andere dingen hoort. Maar ja, die zijn voorlopig dan weer vertrouwelijk…

Vind je dit een interessant artikel? Deel het met je netwerk.

Reacties

Gerelateerde artikelen